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Eine Kundin klagte unlängst: In letzter Zeit landet ein Großteil meiner Aussendungen im Spam der Adressaten, was kann ich tun?
Nun, in diesem Fall wurden die Aussendungen als unliebsame Werbung – oder schlimmer: als kriminell motivierte Nachricht identifiziert. Eine einfache Antwort für Hilfe ist hier so gut wie nicht möglich. Es gibt unzählige Gründe dafür. Einen kleinen Überblick habe ich hier zusammengeschrieben:

E-Mails passieren auf dem Weg vom Versender zum Empfänger zwei Spamfilter, die die Nachrichten mittels unterschiedlicher Kriterien prüfen. E-Mail-Spammer werden immer findiger. Trotzdem die Spamfilter im Erkennen immer besser werden, ist eine korrekte Selektion (noch) nicht möglich.

Was kann der Versender der Nachrichten tun?

  • Verwenden Sie eine seriöse Absenderadresse und vermeiden Sie kostenlose webbasierten E-Mail-Adressen wie @gmail, @hotmail, @yahoo etc.
  • Vermeiden Sie noreply@ E-Mail-Adressen
  • Kaufen Sie keine E-Mail-Adressen und Kontaktlisten von Dritten
  • Entfernen Sie laufend inaktive Empfänger und Bounces (Rückläufer) aus der Versandliste
  • Vermeiden Sie Spam-Wörter – hier eine Auflistung von wichtigen Spam-Wörtern aus den unterschiedlichsten Bereichen.
  • Achten Sie auf den Text! Z.B. sorgen viele Ausrufungszeichen oder ein großer Anteil von roter Schrift dafür, dass ein derart gestalteter Newsletter mit großer Wahrscheinlichkeit als Spam markiert wird. Auch in der Betreffzeile sollten Großbuchstaben, (mehrere) Rufzeichen und „reißerische“ Begriffe vermieden werden.
Für Interessierte gibt es natürlich viel im Internet nachzulesen, z.B. auf der Herold-Seite. Auf einer anderen Website habe ich nebst sehr genauen Erklärungen (speziell für technisch Interessierte) auch eine Checkliste für Maßnahmen gegen den Spam-Ordner gefunden.

Was kann die Person tun, die das E-Mail empfangen soll (soferne sie Kenntnis davon hat)?

  • Das (im Spam-Ordner gelandete) E-Mail als „erwünscht“ markieren, also als „Kein Junk“ kennzeichnen. So kann der Mail Client (z.B. Thunderbird, Outlook) den Empfänger richtig einordnen und stuft diesen nach einiger Zeit als vertrauenswürdig ein. Der E-Mail-Client wird dadurch darauf trainiert, im Laufe der Zeit Junk zuverlässig selbst zu erkennen.
  • Die Kontaktdaten samt E-Mail-Adresse (von der der Newsletter kommt) als Kontakt abspeichern. Versenden Sie daher Ihre „elektronische Visitenkarte“ mit. Klickt der Empfänger auf die vCard-Funktion, wird Ihre Absenderadresse automatisch in sein Adressbuch eingetragen.
  • Ihre E-Mail-Adresse auf die "White List" setzen, d.h. in den Junk-E-Mail-Optionen die Absender-Adresse als "Sicheren Absender" hinzufügen: Rechte Maustaste auf das ungeöffnete E-Mail, Junk-E-Mail - Junk-E-Mail-Optionen, unter dem Reiter „Sichere Empfänger“ können die Mail-Adressen eingetragen werden, die niemals als Junk-E-Mail behandelt werden sollen.
Sollten Sie sich schon längere Zeit mit diesem Problem herumschlagen und auch mit diesen Tipps nicht weiterkommen, wenden Sie sich am besten an eine/n IT-Spezialist/in oder Ihren Hosting-Anbieter.

Weitere Gründe, warum E-Mails nicht ankommen können sein, dass der Posteingang des Empfängers voll ist, oder dass das zu versendende E-Mail zu groß ist. Lesen Sie dazu den Beitrag E-Mails, die den Rahmen sprengen.


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